O tym, jak się przygotować i jak korzystnie renegocjować umowę najmu powierzchni biurowej mówi Joanna Bartosiewicz, Senior Associate w Dziale Reprezentacji Najemców Biurowych, Newmark Polska.
W poprzednich dwóch latach część firm niechętnie decydowała się na wynajem nowych powierzchni biurowych. Menadżerowie zarządzający organizacjami bardziej niż kiedykolwiek byli niepewni tego, co przyniesie przyszłość, czy w jakich modelach za kilkanaście miesięcy będą pracowały ich zespoły. Z tego powodu wiele toczących się procesów najmu zostało wstrzymanych, a najemcy, którym kończyły się umowy, na kolejne lata zostawali w dotychczasowych lokalizacjach. Z danych firmy doradczej Newmark Polska wynika, że udział renegocjacji na rynku biurowym w całym poprzednim roku w Warszawie osiągnął nawet 45 proc. całkowitego wolumenu popytu, podczas, gdy historycznie renegocjacje w tym sektorze rynku utrzymywały się na poziomie 25 – 30 proc.
– W okresach zwiększonej niepewności część firm przyjmuje strategię „wait-and-see”, czyli wstrzymywania decyzji dotyczących ekspansji czy relokacji. Widzieliśmy to podczas pandemii czy kryzysu z 2008 r. Wraz z wygaszaniem pandemii i większym optymizmem wśród przedsiębiorców w pierwszym kwartale br. rynek biurowy w Warszawie odnotował wysokie zainteresowanie relokacjami ze strony najemców (ponad 52% struktury popytu stanowiły m.in. nowe umowy i przednajmy). Na początku tego roku nastąpiło odwrócenie trendu i spadek udziału renegocjacji w popycie. Niemniej ze względu na obecną sytuację geopolityczną, spodziewamy się wydłużenia procesów decyzyjnych, w konsekwencji czego renegocjacje mogą stać się ponowną koniecznością – twierdzi Joanna Bartosiewicz, Senior Associate w Dziale Reprezentacji Najemców Biurowych, Newmark Polska.
W stolicy utrzymuje się obecnie jeden z najniższych poziomów powierzchni w budowie w historii warszawskiego rynku biurowego – aktualnie powstaje tutaj niespełna 260 tys. mkw., a od końca 2023 r. do nawet początku 2025 r. prognozowana jest luka podażowa.
– Zmniejszający się z kwartału na kwartał wolumen powierzchni w budowie (szczególnie w centrum) może spowodować wzrost liczby renegocjacji w centralnych lokalizacjach – wyjaśnia ekspertka.
Renegocjacje – dla kogo?
Obecnie firmy zmieniają podejście do wykorzystania przestrzeni biurowej. Uwzględniają one potrzebę pracy on-line i w modelu hybrydowym.
– Rynkowym standardem podczas przedłużania okresu najmu jest podpisanie umowy na trzy – pięć lat. Jednak w obecnej sytuacji najemcy wybierają zwykle minimalny okres, dając sobie w ten sposób czas na podjęcie długofalowych decyzji. Tymczasem w przypadku relokacji, minimalny okres najmu wynosi pięć lat – mówi Joanna Bartosiewicz i dodaje, że renegocjacje umów na rok albo nawet pół roku są rzadkością na rynku. – Właściciele budynków, którymi w większości przypadków są fundusze inwestycyjne, mają sztywno określoną politykę komercjalizacji obiektów i nie są skłonne do tak daleko idących ustępstw, które nie mieszczą się w założonych budżetach. W pierwszym roku pandemii zdarzały się pojedyncze przedłużenia umów na krótkie okresy, ale były to absolutnie wyjątkowe sytuacje, w wyjątkowym czasie i nie stały się nowym standardem na rynku – wyjaśnia ekspertka.
Nie bez znaczenia dla najemców jest również fakt, że pozostanie w dotychczasowym budynku nie wymaga skomplikowanej logistyki i nie generuje dodatkowych kosztów. Powierzchnie biurowe użytkowane przez pięć lat zwykle wymagają tylko odświeżenia. Najemca nie musi przeprowadzać całej firmy, adaptować nowej przestrzeni i zmieniać adresu. Chociaż, jak podkreśla Joanna Bartosiewicz, każdy klient i każda sytuacja jest inna i trzeba przyjrzeć się jej indywidualnie. Bo relokacja niekiedy również może oznaczać obniżkę czynszu czy oszczędności wynikające z optymalizacji przestrzeni w nowej lokalizacji. Na przykład w sytuacji, gdy najemca zdecyduje się przeprowadzić do dużo bardziej efektywnego kosztowo budynku. Wszystko zależy od indywidualnej sytuacji najemcy i od jego potrzeb.
Rozmawiaj dwutorowo
Kiedy rozpocząć rozmowy? Według doradców z Newmark Polska większe organizacje do rozmów powinny usiąść co najmniej dwa lata przed zakończeniem obowiązującej umowy najmu. Mniejsze – rok – półtora. Brak czasu zawsze osłabia pozycję negocjacyjną najemcy, dlatego nie warto zwlekać.
– Najbardziej korzystne jest prowadzenie procesu dwutorowo – renegocjacje plus analiza rynku pod kątem relokacji. I takie rozwiązanie zawsze rekomendujemy naszym klientom. Nawet jeśli najemca nie jest gotowy na zmianę albo nie chce tej zmiany i jest zdecydowany zostać w dotychczasowej lokalizacji, doradzamy, żeby alternatywnie zapoznał się z biurami spełniającymi jego oczekiwania, które są dostępne na rynku. Klienci rzadko odmawiają, są ciekawi nowych możliwości, nawet jeśli nie planowali z nich skorzystać – opowiada Joanna Bartosiewicz. – W mojej pracy już wiele razy zdarzało się, że najemca był zdecydowany renegocjować umowę w dotychczasowym biurowcu, jednak w trakcie całego procesu okazywało się, że zmieniając biuro, może wybrać z kilku ciekawych opcji, których się nie spodziewał. Dwutorowe negocjacje są dla najemcy również pewnego rodzaju zabezpieczeniem. Nie zawsze mamy pełny wgląd w plany wynajmującego. Najemcy może się wydawać, że właściciel budynku bez problemu przedłuży umowę, jednak ten, w tym samym czasie może np. negocjować z dużo większą organizacją, która chce rozwijać się w budynku, a przedmiotem tej ekspansji może być m.in. powierzchnia zajmowana przez naszego klienta. O czym właściciel budynku nie ma obowiązku z wyprzedzeniem informować. Warto zabezpieczyć się na różne sytuacje, w czym najemcę wspiera dobry doradca, którego zadaniem jest między innymi przewidzieć problemy, a jeśli zdarzy się nieprzewidziana sytuacja, szybko zareagować i przedstawić rekomendacje rozwiązań – wyjaśnia ekspertka. Dlatego, idąc na spotkanie z klientem, doradcy Newmark Polska zawsze są przygotowani, żeby zaprezentować pełną analizę rynku biurowego w mieście.
Mniej stresu i więcej dobrych decyzji
– Mając pełen obraz rynku, jesteśmy w stanie negocjować jak najlepsze warunki komercyjne dla naszych klientów i zabezpieczyć korzystną umowę, która może m.in. ochronić najemcę przed nieprzewidzianymi i nieuzasadnionymi kosztami, wynikającymi np. z rozliczenia aranżacji powierzchni czy sposobu naliczania opłat eksploatacyjnych. Pamiętamy również o zawarciu odpowiednich zapisów w kontrakcie, zabezpieczających w przyszłości interesy klienta. Korzystamy z wieloletniego doświadczenia zespołu, w którym każdy z doradców uczestniczył już w dziesiątkach negocjacji. Mimo to, do każdego klienta i każdej umowy podchodzimy bardzo indywidualnie, dbając o każdy zapis i dodatkowy bonus, który możemy wynegocjować – podsumowuje Joanna Bartosiewicz.
