Koncepcja open space office była prosta – pozbyć się ścian działowych i usprawnić przepływ informacji. Jednak w praktyce okazało się, że klasyczne biura open space nie zawsze sprawdzają się najlepiej, a potwierdzają to liczne badania. Myślisz o tym, aby zorganizować przestrzeń roboczą jako open space? Sprawdź, jak zrobić to dobrze!
Z tego artykułu dowiesz się:
- Co to jest i kiedy powstał open space?
- Kiedy biuro można określić terminem „open space”?
- Czy open space to rozwiązanie dla każdej firmy?
- Jak zaaranżować open space?
- Jakie korzyści i wyzwania wiążą się z pracą w biurze open space?
Co to jest open space?
Open space to typ powierzchni biurowej, dla której charakterystyczna jest otwarta przestrzeń – to przeciwieństwo kameralnych gabinetów zajmowanych przez jedną lub kilka osób. Wyeliminowanie (lub maksymalne ograniczenie) ścianek działowych powoduje, że w pomieszczeniu – w zależności od jego powierzchni – pracować może jednocześnie nawet kilkadziesiąt osób zatrudnionych na różnych stanowiskach.
Na pytanie, co to jest open space, można też odpowiedzieć inaczej – to jeden ze sposobów zagospodarowania przestrzeni biurowej, który narodził się na początku ubiegłego wieku. Chociaż idea open space była w kolejnych latach modyfikowana, to jest aktualna również współcześnie – wspomnieć wystarczy choćby o biurach coworkingowych, które w mniejszym lub większym stopniu wykorzystują właśnie rozwiązanie open space.
Szukasz biura? Sprawdź biura do wynajęcia Warszawa.
Jak powstał open space?
Za stworzenie koncepcji open space odpowiada amerykański architekt modernistyczny – Frank Lloyd Wright. Uważał on, że gabinety nie spełniają swojej funkcji. Zaproponował zatem alternatywę – biura open space. Jak twierdził, biuro przypominające układem halę fabryczną sprawdzi się lepiej jako przestrzeń do pracy. I rzeczywiście, wkrótce ta idea urzeczywistniła się – firmy zaczęły odchodzić od klasycznych biur na rzecz open space.
Chociaż pomysł Wrighta był oderwany od kwestii ekonomicznych, to właśnie ten aspekt przekonał ówczesnych przedsiębiorców do reorganizacji wykorzystywanej przestrzeni biurowej. Eliminacja gabinetów (z wyjątkiem gabinetów dla kadry zarządzającej) pozwoliła obniżyć koszty związane z utrzymaniem biura – w dużej, otwartej przestrzeni można ustawić znacznie więcej biurek niż w kameralnych gabinetach.
Z biegiem lat idea open space była rozwijana. Otwarta przestrzeń przeznaczona do pracy biurowej we współczesnym kształcie zrodziła się w Niemczech. Tam taki sposób zagospodarowania powierzchni biurowej określano terminem „Bürolandschaft”. Zamiast jednak biurek stojących równo w rzędach, stanowiska pracy łączono w niewielkie skupiska, które były odseparowane przegrodami, meblami i zielenią (roślinami w dużych donicach).
Jak powstawał open space – dwa etapy:
- Projekt open space Franka Lloyda Wrighta. Zakładał on, że biuro będzie przypominać fabryczną halę. Przestrzeń była uporządkowana, a biurka stały w rzędach.
- Niemieckie „Bürolandschaft”. Chociaż z przestrzeni zostały wyeliminowane ścianki działowe, to stanowiska pracy zgrupowano i oddzielono np. meblami i roślinami.
Open space a biuro w układzie gabinetowym
Open space i biuro w układzie gabinetowym nie mają wielu punktów wspólnych – chociaż przestrzenie te są zaprojektowane z myślą o wykonywaniu pracy biurowej, to różnią się układem. Pod biuro typu open space wykorzystuje się dużą otwartą przestrzeń, którą w minimalnym stopniu zabudowuje się pokojami do pracy indywidualnej. Biura w układzie gabinetowym to z kolei wydzielone, zamknięte przestrzenie, dzięki którym pracownicy zyskują prywatność.
Współcześnie przestrzeń open space nie zawsze jest wykorzystywana przez jedną firmę – dobrym przykładem jest open coworking space. Coworking to rozwiązanie dedykowane m.in. firmom, które wchodzą na rynek lub potrzebują powierzchni pod nowe projekty, a także małym firmom czy freelancerom, którzy z różnych względów nie chcą wynajmować klasycznych biur. Jednocześnie przestrzeń coworkingowa w niczym nie przypomina pierwszych koncepcji open space – jest zaprojektowana w bardziej przyjazny sposób.
Przeczytaj również: Coworking, wirtualne biuro czy biuro serwisowane – co wybrać?
Kto może pracować w open space?
Biuro open space najlepiej sprawdza się w firmach (lub działach firm), które pracują nad produktami i usługami – są odpowiedzialne za ich kreację. W takim przypadku przepływ informacji jest kluczowy, a open space sprzyja dzieleniu się wiedzą i wymianie spostrzeżeń. I odwrotnie – open space nie sprawdza się tam, gdzie pomysły są realizowane.
Przykład: Biuro open space będzie właściwe dla działów handlowych, które dużo się komunikują między sobą, omawiają potrzeby klienta itp., natomiast działy, które wymagają dużego skupienia czy pracujące na danych wrażliwych, takie jak działy księgowe czy prawne, preferują zamknięte gabinety.
Dlaczego firmy stawiają na biura open space?
Open space office nieprzypadkowo stały się popularne – szybko zauważono zalety tak urządzonej przestrzeni biurowej. Wybierając open space, firmy mogą optymalizować koszty – potrzebują mniejszej przestrzeni. Ale równie ważne są aspekty pozafinansowe. Brak ścian i drzwi sprzyja przepływowi informacji. Open space pozwala też zapomnieć o ścisłej hierarchii firmy – pracownicy różnych szczebli (zazwyczaj z wyjątkiem kadry zarządzającej) pracują w jednym pomieszczeniu.
Gdy mowa o open space office, nie można też zapomnieć o hybrydowym modelu pracy – łączy on obecność w biurze z pracą wykonywaną zdalnie, najczęściej w domowym zaciszu. Dzięki open space firmy mogą ograniczyć liczbę biurek i lepiej zagospodarować wykorzystywaną powierzchnię.
Wpływ na popularność przestrzeni open space office miały też największe korporacje – przykładowo:
- Google postawiło na koncepcję open space, odświeżając główną siedzibę. Dotychczasowe boksy i gabinety zastąpiono otwartą przestrzenią.
- Facebook zdecydował, że jedno z zajmowanych przez tę firmę pięter będzie przestrzenią typu open space. Jednocześnie może w niej pracować ponad 2500 pracowników.
Jak urządzić biuro open space?
Jeżeli chcesz wykorzystać open space office w swojej firmie, to musisz wiedzieć, że współcześnie całkowicie otwarta przestrzeń nie jest jedynym rozwiązaniem. Przez wiele lat idea open space ewoluowała – była rozwijana w różnych kierunkach, a celem było stworzenie jak najprzyjaźniejszej pracownikom przestrzeni, która będzie jednocześnie wykorzystywać rozwiązania smart office. Najpopularniejsze współcześnie układy biur typu open space są następujące:
- Hybrydowy układ biura typu open space. Zakłada połączenie otwartej przestrzeni z boksami i kameralnymi biurami. Nieformalne miejsca spotkań obejmują soft seatingi, focus roomy czy też budki telefoniczne – jedno- lub kilkuosobowe. W rezultacie możliwość pracy zespołowej nie wyklucza zaspokojenia potrzeby prywatności.
- Praca oparta na aktywności. Takie biuro open space jest podzielone na strefy – funkcjonować może np. strefa skupienia czy strefa do pracy zespołowej. Pracownicy nie mają przypisanych biurek – każdego dnia mogą wybrać miejsce, w którym będą pracować.
- Desk Sharing. Pracownicy dzielą wybrane miejsce pracy na zasadzie rotacyjnej, np. w różne dni.
Ile metrów kwadratowych na jednego pracownika w open space?
Chociaż open space zakłada wykorzystanie każdego centymetra przestrzeni, to nie można zapomnieć o istotnym zagadnieniu, jakim jest bezpieczeństwo i higiena pracy w biurze. Odpowiednie oświetlenie i optymalna temperatura to jednak nie wszystko – pozostaje jeszcze kwestia przestrzeni, jaka powinna przypadać na jednego pracownika. Zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami jest to co najmniej 13 m3 wolnej objętości przestrzeni i 2 mkw. wolnej powierzchni podłogi.
Jakie są zalety i wady open space w biurze?
Jak każde rozwiązanie, open space ma zarówno zalety, jak i wady. Jednak nie są one już tak oczywiste, jak jeszcze kilka dekad temu – hybrydowy układ open space czy praca oparta na aktywności sprawiają, że niektóre często przytaczane minusy zostały całkowicie wyeliminowane.
Zalety open space office:
- Sprawna komunikacja. Open space sprzyja komunikacji, chociaż są też badania wskazujące, że wdrożenie takiego układu w biurze zwiększyło liczbę e-maili wysyłanych przez pracowników.
- Możliwość szybkiego przearanżowania przestrzeni. Gdyby było to konieczne, przestrzeń typu open space można szybko dostosować do nowych potrzeb.
- Obniżenie kosztów związanych z wynajmem biura. Oszczędności są tym większe, im większa jest organizacja. Gdy firma zatrudnia setki pracowników, open space wydaje się rozsądnym rozwiązaniem.
- Łatwiejszy dostęp do przełożonych. Open space zakłada, że pracownicy różnych szczebli (zazwyczaj poza dyrektorami) będą pracowali w tym samym pomieszczeniu.
- Wyeliminowanie niesprawiedliwego przydziału stanowisk pracy. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, gdy firma wdrożyła model hot desk i żaden z pracowników nie ma stałego miejsca pracy.
Wady open space office:
- Wyższa rotacja. Firmy mogą borykać się z rotacją pracowników – nie każdemu odpowiada praca w otwartej przestrzeni. Praca w źle urządzonym biurze open space może też prowadzić do wypalenia zawodowego.
- Hałas i trudności z koncentracją. Trudno ukryć, że w przestrzeni open space jest głośno, co utrudnia skoncentrowanie się na pracy. To może prowadzić do frustracji oraz obniżyć produktywność pracowników.
Szukasz biura typu open space do wynajęcia? Myślisz o open coworking space? W Newmark Polska pomagamy zespołom znaleźć przestrzeń do pracy, a następnie urządzić ją w sposób sprzyjający koncentracji i kreatywności. Skontaktuj się z nami, aby poznać szczegóły – wspólnie możemy stworzyć wyjątkową przestrzeń dla pracowników Twojej firmy.
