Coworking – co to jest i ile kosztuje?

Pracujesz zdalnie, ale czujesz, że praca w domu nie jest dla Ciebie? Prowadzisz niewielką firmę i masz ograniczony budżet na wynajem przestrzeni biurowej? W każdym z tych przypadków rozwiązaniem może być coworking. Dowiedz się, na czym polega coworking i kiedy wybór przestrzeni w formule coworkingu będzie dobrym wyborem.

Coworking – co to jest?

Coworking to przestrzeń przystosowana do pracy biurowej, dla której charakterystyczne jest to, że nie współdzielą jej wyłącznie pracownicy jednej firmy. Przestrzenie coworkingowe są dostępne dla każdego, kto potrzebuje sprzyjających pracy warunków lub nie chce pracować w mieszkaniu czy kawiarni – za opłatą otrzymuje się dostęp do całej infrastruktury biurowej. Biuro coworking może funkcjonować jako przestrzeń typu open space lub kameralne gabinety.

Przestrzenie coworkingowe stały się szczególnie popularne w ostatnich latach, co ma związek z otwarciem się wielu firm na home office. Jednak sama koncepcja nie jest nowością – coworking narodził się w połowie lat 90. ubiegłego wieku, kiedy to w Berlinie powstała przestrzeń „Hackerspace”. Jak wskazuje nazwa, za jej utworzenie odpowiadali hakerzy, którzy potrzebowali miejsca do pracy oraz dzielenia się wiedzą i doświadczeniami.

Co ciekawe, początkowo termin „coworking” był rozumiany inaczej niż dzisiaj – kryła się pod nim współpraca, a nie przestrzeń wykorzystywana przez różne osoby.

Rodzaje biur coworkingowych

Przez lata ewoluowało nie tylko znaczenie słowa „coworking”, ale również przestrzenie coworkingowe. Osoby, które chcą zapewnić sobie komfortowe miejsce do pracy, mogą wybierać wśród różnych typów przestrzeni coworkingowych. Do najpopularniejszych należą:

• Hot desking. Wiele osób myśląc o coworkingu, ma przed oczami przestrzeń typu open space. Słusznie – przy czym jeszcze do niedawna użytkownik rezerwował jedno, wybrane miejsce. Hot desking to system, w którym pracownik może zająć dowolne wolne miejsce.
• Dedykowane biurka. To alternatywa dla hot deskingu. W tym modelu użytkownik otrzymuje wyłączność na wybrane biurko (miejsce pracy), które pozostaje do jego dyspozycji przez cały okres umowy – bez względu na czas, na jaki zawierana jest umowa (dzień, tydzień, rok).
• Prywatne biura. Hałas i brak prywatności – to dwa główne powody, dla których wielu użytkowników przestrzeni coworkingowych decyduje się na wynajem prywatnego biura. Jak wskazuje nazwa, pracownik otrzymuje do użytku wydzielony w przestrzeni coworkingowej w pełni wyposażony gabinet.
• Biura elastyczne – swoją wielkością nawiązują do tradycyjnych powierzchni biurowych, ale są to w pełni umeblowane moduły biurowe gotowe do wprowadzenia najemcy, które przeznaczone są dla większej liczby pracowników. Biura są wyposażone w meble oraz sprzęt biurowy, mają dostęp do internetu oraz usługi sprzątania biura. Pozwala to nowym użytkownikom na szybkie rozpoczęcie swojej działalności w gotowym biurze bez konieczności aranżacji przestrzeni biurowej.

Do kogo jest skierowany coworking?

Przestrzenie coworkingowe nie są rozwiązaniem dla organizacji o rozbudowanej strukturze, które zatrudniają dziesiątki czy nawet setki pracowników, chyba że potrzebują takiej powierzchni do prowadzenia konkretnych projektów, do których delegowana jest mniejsza liczba osób. Sprawdzają się za to w przypadku mniejszych firm o ograniczonych potrzebach i zasobach finansowych. Coworking spełnia też oczekiwania osób doraźnie potrzebujących dostępu do biurka i pracowników, którzy pracując zdalnie, chcą zachować balans między życiem zawodowym a odpoczynkiem.

Kto korzysta z coworkingu? Przestrzenią coworkingową są zainteresowani:

• Freelancerzy. To osoby współpracujące z różnymi firmami, które najczęściej pracują w domu. Dla nich przestrzenie coworkingowe to m.in. sposób na uniknięcie problemów z organizacją czasu pracy.
• Cyfrowi nomadzi. Osoby jednocześnie podróżujące po świecie i aktywne zawodowo potrzebują przestrzeni, w której będą mogły wykonywać pracę. Coworking zapewnia im to, czego potrzebują – idealne warunki do koncentracji i szybkie łącze internetowe.
• Pracownicy zdalni. Nie każdy pracownik firmy, która przeszła na system home office, ma odpowiednie warunki do pracy w domowym zaciszu. W tym przypadku coworking zapewnia niezbędną przestrzeń i wyposażenie.
• Małe firmy. Dla niewielkich firm biuro coworkingowe to sposób, aby zaoszczędzić środki i jednocześnie zapewnić sobie prestiżowy, rozpoznawalny adres. Małe firmy doceniają też brak konieczności podpisywania długoterminowych umów.
• Start-upy. Podobnie jak małe firmy nie zawsze potrzebują klasycznego biura. Przestrzenie coworkingowe są tańsze, a w razie konieczności pod tym samym adresem start-up może wynająć salę konferencyjną.
• Korporacje. Duże firmy doceniają przestrzenie coworkingowe z względu na elastyczność najmu oraz możliwość nawiązywania współpracy między różnymi branżami. Dodatkowym elementem jest zadowolenie pracowników i wynajem takich powierzchni w atrakcyjnych lokalizacjach, ułatwiających work-life balance.

Zalety korzystania z przestrzeni coworkingowej

Jeżeli spojrzeć na liczby, wyraźnie widać, że powierzchni coworkingowych przybywa w różnych zakątkach świata, również w Polsce. Nie jest to przypadek – powodem są liczne zalety tych przestrzeni do pracy. Dlaczego tak wiele osób i firm decyduje się na cowork? W przypadku freelancerów czy pracowników zdalnych głównym argumentem jest możliwość zapewnienia sobie dostępu do w pełni wyposażonej przestrzeni biurowej, w której panuje atmosfera sprzyjająca głębokiemu skupieniu.

Inaczej jest, gdy chodzi o firmy – dla przedsiębiorców biuro coworking to sposób, aby obniżyć koszty związane z użytkowaniem przestrzeni biurowej. Stała opłata zapewnia dostęp nie tylko do biurka (lub gabinetu), ale również sprzętów biurowych czy zaplecza kuchennego. Dodatkowym atutem jest elastyczność – firmy oferujące coworking nie wymagają od potencjalnych klientów biznesowych podpisywania długoterminowych umów, a to oznacza, że przestrzeń do pracy można wynająć na krótsze okresy.

Przeczytaj również: Nowoczesne biuro w praktyce – korzyści z rozwiązań smart office

Coworking a tradycyjne biuro – co wybrać?

Coworking ma sporo zalet. A jak to rozwiązanie wypada w zestawieniu z klasyczną przestrzenią biurową? Aby odpowiedzieć na to pytanie, trzeba wskazać wady coworkingu. Zalicza się do nich przede wszystkim brak prywatności i kontroli nad przestrzenią. Użytkownik nie ma wyłącznego dostępu do wynajmowanej przestrzeni, a to z kolei rodzi pytanie o ochronę informacji – zwłaszcza gdy użytkownikiem biura jest start-up czy praktykujący prawnik.

Inne często podkreślane minusy coworkingu to:

• Niekoniecznie pozytywny odbiór firmy w oczach potencjalnych partnerów.
• Problemy z rejestracją do VAT. Chociaż przepisy wprost nie stanowią, że firma korzystająca z przestrzeni coworkingowej (i zarejestrowana w biurze wirtualnym) nie może zostać zarejestrowana do VAT, to przedsiębiorcy spotykają się z trudnościami ze strony urzędników.
• Trudności z budową zespołu i kultury organizacyjnej. Jeżeli pracownicy wykonują swoją pracę zdalnie, pojawia się problem ze stworzeniem zgranego i zaangażowanego zespołu.

Chcesz wiedzieć więcej o coworkingu? Zastanawiasz się, czym coworking różni się od biura wirtualnego? Przeczytaj również: Coworking, wirtualne biuro czy biuro stacjonarne – co wybrać?
 

Coworking vs tradycyjne biuro – porównanie:

Jak wybrać najlepsze biuro coworkingowe dla swojej firmy?

W każdym większym mieście Polski działa co najmniej jedno biuro coworkingowe. Jak zatem wybrać najlepszą przestrzeń coworkingową i tym samym zapewnić sobie lub członkom zespołu komfortowe warunki do pracy? W wyborze biura pomocne może być udzielenie odpowiedzi na następujące pytania:

• Jaka lokalizacja coworkingu będzie optymalna? To pomoże zawęzić poszukiwania do konkretnego miasta lub dzielnicy w przypadku największych miast Polski.
• Jakie wyposażenie ma oferować biuro coworkingowe? Niekiedy użytkownikowi wystarczy jedynie biurko i wygodne krzesło biurowe. Ale nie zawsze. Zdarza się, że pracownicy oczekują monitorów, do których będą mogli podłączyć laptopa czy biurka z regulowaną wysokością (aby można było pracować na stojąco).
• Ile maksymalnie może kosztować biuro coworkingowe? To pytanie o maksymalny miesięczny budżet na coworking.
• W jakim biurowcu powinno znajdować się biuro coworkingowe? Aby budować wizerunek firmy odpowiedzialnej społecznie, warto wybrać biurowiec z certyfikatem. Przeczytaj również: Zielone biura przyszłości: jak certyfikaty BREEAM, LEED i WELL wpływają na wybór biura?
• Jakie dodatkowe usługi powinna oferować firma udostępniająca przestrzeń coworkingową? Przykładami mogą być przestrzenie eventowe, sala konferencyjna i usługi wirtualnego biura, w tym prowadzenie ksiąg rachunkowych.
• Jakie opinie zebrało wybrane biuro coworkingowe? Chociaż recenzje dotychczasowych użytkowników coworkingu nie są najważniejsze, mogą one utwierdzić w wyborze.

Biuro coworkingowe – ile kosztuje?

Cenniki firm oferujących coworking są bardzo zróżnicowane. Za wynajem dedykowanego biurka trzeba zapłacić ok. 400-500 zł miesięcznie, jednak w najbardziej prestiżowych lokalizacjach cena ta może być dwa razy wyższa. Firmy, które decydują się na prywatne biuro dla małego zespołu, mogą liczyć na korzystniejsze warunki finansowe, gdy podpiszą umowę na rok. Do tego dochodzą też upusty za korzystanie z dodatkowych usług. Konieczne jest zatem dokładne zorientowanie się w ofertach.

Przestrzeń coworkingowa dla firmy – skorzystaj z pomocy profesjonalnego doradcy

Duży wybór coworkingów wraz ze zróżnicowaniem cen i usług powodują, że osoby i firmy zamierzające skorzystać z przestrzeni coworkingowej mogą mieć problem z podjęciem decyzji. Rozwiązanie? Rozważyć warto skorzystanie z pomocy specjalistów zajmujących się doradztwem w zakresie przestrzeni komercyjnej. Dzięki niej można szybko znaleźć przestrzeń coworkingową i uniknąć potencjalnych problemów. Newmark Polska to zespół doradców, których oferta obejmuje:

• Pomoc w znalezieniu najlepszej lokalizacji. Doradcy badają oczekiwania oraz potrzeby Klienta i następnie szukają odpowiedniego coworkingu.
• Negocjowanie warunków korzystania z przestrzeni coworkingowej. Doświadczenie specjalistów to sposób, aby otrzymać atrakcyjną ofertę i zoptymalizować budżet na coworking.
• Wskazanie alternatywnych rozwiązań. Niekiedy po analizie coworking może okazać się niewystarczający. W tej sytuacji doradcy są w stanie pomóc w znalezieniu m.in. biura serwisowanego lub tradycyjnego.

Przyszłość coworkingu – prognozy i trendy

Biorąc pod uwagę zainteresowanie formułą home office wśród pracowników, można założyć, że coworking (podobnie jak biura serwisowane) będzie popularnym rozwiązaniem – przestrzeni coworkingowych będzie coraz więcej. To dobra wiadomość dla wszystkich, którzy polubili pracę w biurach coworkingowych lub planują z nich skorzystać. Duża konkurencja zawsze przekłada się korzystnie zarówno na jakość, jak i cenniki.