Dynamiczne zmiany na rynku spowodowały, że dziś klasyczne biuro stacjonarne nie jest już jedyną opcją – właściciele firm mają do wyboru też coworking, wirtualne biuro i biuro serwisowane. Czym różni się wirtualne biuro od coworkingu? Kiedy najlepszym rozwiązaniem jest biuro serwisowane?
Co to jest wirtualne biuro?
Wirtualne biuro to usługa skierowana do przedsiębiorców, w ramach której mogą oni skorzystać z outsourcingu obsługi biurowej. Ma ona charakter zdalny, a jej zakres jest dostosowany do potrzeb klienta. Firma może przekazać pracownikom biura wirtualnego szereg czynności – są to choćby: odbiór i skanowanie korespondencji, odbiór połączeń przychodzących, prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz wsparcie prawne i informatyczne.
W ramach wirtualnego biura przedsiębiorca może też zapewnić sobie adres rejestracyjny i do korespondencji. Wykupienie takiej usługi oznacza, że firmy nie trzeba rejestrować pod adresem zamieszkania. Ma to szczególne znaczenie dla osób prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą i pracujących zdalnie czy spółek w organizacji. Wirtualne biuro nie zapewnia jednak przestrzeni do pracy – klient nie skorzysta z biurka.
Przeczytaj również: Klasy budynków biurowych – biurowiec klasy A, B czy C?
Dla kogo wirtualne biuro?
Usługi wirtualnego biura są atrakcyjne z perspektywy przedsiębiorców poszukujących oszczędności – zamiast zatrudniać pracownika do prowadzenia sekretariatu, można skorzystać z tańszego outsourcingu. Na współpracę z biurami wirtualnymi decydują się głównie:
- Freelancerzy. Należą do nich dziennikarze, copywriterzy, tłumacze i programiści. Biuro wirtualne zapewnia im adres, który mogą wskazać podczas rejestracji firmy. Osoby pracujące za granicą chętnie korzystają z usługi odbioru, skanowania i przesyłania drogą mailową korespondencji.
- Start-upy. Firmy z branży technologicznej często nie potrzebują fizycznej siedziby – zatrudniają pracowników zdalnie. Wirtualne biura mogą koordynować choćby kwestie umów dla pracowników czy zadbać o prowadzenie ksiąg rachunkowych.
- Przedsiębiorcy. Mowa tu jednak o przedsiębiorcach działających na niewielką skalę – prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.
Coworking – co to?
Freelancerzy, osoby pracujące na home office czy małe firmy korzystają nie tylko z wirtualnego biura – równie często decydują się na coworking. Co to coworking? To usługa, w ramach której osoba aktywna zawodowo zapewnia sobie przestrzeń do pracy biurowej. Korzystając z coworkingu, wynająć można zarówno biurko w przestrzeni otwartej (open space), jak i kameralny gabinet – w zależności od preferowanego sposobu pracy.
Czym coworking różni się od klasycznego biura? Użytkownik płaci ustaloną stawkę godzinową lub dzienną (abonament coworkingowy) za użytkowane biurka lub przestrzeni – w przypadku gabinetu. W cenie uwzględnione jest korzystanie z łącza internetowego, sprzętów biurowych (mogą pojawić się limity), sali konferencyjnej i przestrzeni wspólnych. W konsekwencji coworking dla małej grupy osób jest tańszy niż wynajem biura klasycznego czy biura serwisowanego.
Przeczytaj również: Zielone biura przyszłości: jak certyfikaty BREEAM, LEED i WELL wpływają na wybór biura?
Do kogo skierowany jest coworking?
Grupą docelową dla coworkingu – podobnie jak dla biura wirtualnego – są freelancerzy, właściciele małych firm, osoby pracujące zdalnie i start-upy. Pandemia COVID-19 spowodowała, że coworking zaczął być popularny wśród innych osób korzystających z przestrzeni biurowej. Z tego rozwiązania zaczęły korzystać:
- Osoby, które przeszły na model pracy hybrydowej. Jeżeli pracownik nie ma możliwości stworzenia stanowiska do pracy w domu, coworking daje mu namiastkę biura, a dodatkowo pozwala pozostać przy codziennej rutynie.
- Studenci, którzy potrzebują przestrzeni do pracy. Coworking to dobre rozwiązanie również dla studentów – w trakcie sesji mogą oni zmienić zatłoczoną bibliotekę na kreatywną i sprzyjającą skupieniu przestrzeń biurową.
Wady i zalety coworkingu
Chociaż przestrzeń coworkingowa jest dostosowana do pracy biurowej, to problemem może być hałas – szczególnie gdy mowa o open space. To właśnie najczęściej wskazywana wada coworkingu. Dla niektórych pracowników wadą może być też brak możliwości ingerowania w wystrój pomieszczenia do pracy – możliwość personalizacji użytkowanej przestrzeni jest mocno ograniczona.
A co z plusami? Tych jest znacznie więcej niż wad, w konsekwencji czego coworking należy uznać za rozwiązanie warte rozważenia. Po stronie zalet coworkingu można wskazać:
- Niskie opłaty. Opłata abonamentowa jest dużo niższa niż miesięczna opłata za wynajem biura klasycznego czy biura serwisowanego. Dodatkowo użytkownik nie musi kupować drukarki czy skanera – dostęp do sprzętu otrzymuje w ramach opłaty abonamentowej.
- Możliwość zadbania o work-life balance. Coworking pozwala oddzielić życie zawodowe od prywatnego i wyznaczyć stałe godziny pracy.
- Dostęp do sali konferencyjnej. Często opłata abonamentowa pozwala korzystać z sali konferencyjnej przez kilka czy kilkanaście godzin w miesiącu. To dobra wiadomość z perspektywy osób, które od czasu do czasu spotykają się z klientami.
Czym jest biuro serwisowane?
Od wirtualnego biura i coworkingu należy odróżnić jeszcze biura serwisowane. Co to jest biuro serwisowane? To gotowa do pracy przestrzeń z uzgodnioną z użytkownikiem liczbą stanowisk pracy (biurek). Najemca biura serwisowanego nie musi inwestować w wyposażenie czy podpisywać umów z dostawcami mediów lub firmą sprzątającą – to wszystko zawiera się w stawce najmu. Najczęściej użytkownik korzysta też z recepcji, wyposażonej kuchni i chill roomu.
Jaka jest różnica między coworkingiem a biurem serwisowanym? Coworking jest dużo bardziej elastyczny – użytkownik może wynająć biurko jedynie na kilka godzin w miesiącu i codziennie korzystać z innego stanowiska. Minimalny okres wynajmu biura serwisowanego to miesiąc. Dodatkowo biura serwisowane zapewniają pewną elastyczność, gdy mowa o ich urządzeniu – najemca może wprowadzić zmiany i dostosować wynajmowaną przestrzeń do swoich potrzeb.
Kto korzysta z biur serwisowanych?
Biura serwisowane są doceniane przez firmy, które nie mogą lub nie chcą zrezygnować z utrzymywania biura, ale jednocześnie chcą sobie zapewnić większą elastyczność niż w przypadku najmu tradycyjnego biura. Liczbę biurek (gabinetów) zawsze można dostosować do aktualnych potrzeb. Na najem biur serwisowanych najczęściej decydują się:
- Większe firmy, w tym korporacje, szczególnie jeśli potrzebują elastycznej przestrzeni pod konkretne projekty. Z ich perspektywy wybór biura serwisowanego pozwala oszczędzać środki oraz czas potrzebny na urządzenie przestrzeni – pracę można rozpocząć tuż po podpisaniu umowy.
- Firmy, które zdecydowały się wdrożyć hybrydowy model pracy. W konsekwencji potrzebują dużo mniej biurek niż dotychczas.
- Freelancerzy oczekujący wyższego standardu niż zaproponowany przez coworking. Mowa zarówno o lepszych warunkach akustycznych, jak i rozwiązaniach z zakresu bezpieczeństwa (np. kontrola dostępu).
Wirtualne biuro, coworking a biuro stacjonarne – porównanie kosztów
Miesięczny koszt współpracy z biurem wirtualnym zależy od wybranego pakietu usług. Wiele cenników zaczyna się od 30 zł, ale w podanej kwocie można liczyć wyłącznie na adres do korespondencji. Jeżeli freelancer lub przedsiębiorca chce zapewnić sobie miejsce do pracy, musi wykupić abonament w biurze coworkingowym lub podpisać umowę najmu biura serwisowanego. W Warszawie biurko w strefie coworkingowej można wynająć już za 600 zł miesięcznie netto, podczas gdy za biuro serwisowane trzeba zapłacić dwa razy tyle.
Szukasz biura do wynajęcia w Krakowie lub Warszawie? Jak widzisz, nie musisz ograniczać się do najmu klasycznego biura – możesz zdecydować się na bardziej elastyczne rozwiązania, które zdecydowanie lepiej wpisują się we współczesny, dynamicznie zmieniający się rynek. Jeżeli potrzebujesz pomocy w znalezieniu biura coworkingowego lub biura serwisowanego, skorzystaj z naszej pomocy – doradca z Newmark Polska pomoże w znalezieniu optymalnej przestrzeni oraz przeprowadzi Twoją firmę przez proces najmu.
