Jak zapewnić pracownikom nowoczesną przestrzeń, która jednocześnie będzie dostosowana do ich preferencji? Jak zaoszczędzić sporo czasu na uzgadnianiu szczegółów projektu i negocjacjach stawek z wykonawcami? Rozwiązaniem jest fit out – przygotowanie i aranżacja powierzchni do potrzeb najemcy.
Fit out – co to?
Celem fit outu jest dostosowanie powierzchni do potrzeb najemcy. Pod terminem fit out kryje się proces przygotowania przestrzeni najemcy do uzgodnionego użytku, z której następnie będzie mógł on korzystać.
Fit out często jest proponowany dla powierzchni biurowej (fit out biura). Trzeba jednak pamiętać, że fit out nie jest charakterystyczny tylko dla niej – tego rodzaju usługa jest też realizowana w obiektach o innym przeznaczeniu, np. handlowym, wystawienniczym, hotelowym czy restauracyjnym. Wspólnym punktem jest rezultat – po zakończeniu prac do użytku zostaje oddana funkcjonalna, estetyczna i dopasowana do indywidualnych potrzeb powierzchnia.
Przeczytaj również: Klasy budynków biurowych – biurowiec klasy A, B czy C? (link)
Dla kogo fit out biura?
Na fit out powierzchni biurowej decydują się firmy o różnej skali działalności, które chcą zyskać przestrzeń sprzyjającą pracy. Może być on przygotowany samodzielnie przez najemcę, który bierze odpowiedzialność za przygotowanie stosownej dokumentacji oraz zatrudnia firmę budowlaną, która realizuje zlecony zakres prac. Jednak wielu najemców korzysta z realizacji fit outu oferowanego przez właściciela obiektu. Wtedy odpowiedzialność za terminowość realizacji jest po stronie wynajmującego. Wówczas najemca angażuje się wyłącznie w ustalenie zakresu i planu aranżacji oraz uzgodnienie przebiegu prac.
Nad realizacją projektu czuwają specjaliści, przy czym działają oni na podstawie opracowanego i zaakceptowanego przez klienta projektu koncepcyjnego.
Aranżacja powierzchni biurowej może zainteresować firmy, które:
- Otwierają pierwsze biuro.
- Planują otworzyć pierwsze biuro poza siedzibą.
- Chcą odświeżyć zajmowaną przestrzeń.
- Chcą odejść od open space na rzecz kameralnych biur.
- Proponują przestrzeń coworkingową.
Sprawdź także: Coworking, wirtualne biuro czy biuro stacjonarne – co wybrać? (link)
Jak wygląda proces fit out powierzchni biurowych?
Firmy mogą wykonywać fit out samodzielnie lub pozostawić uzgodniony zakres prac do realizacji przez wynajmującego. Każdy wariant ma swoje wady i zalety. Realizując fit out samodzielnie, firma musi wziąć pod uwagę, że proces ten będzie wymagał wsparcia specjalistów na każdym z etapów: uzgodnień, projektowania i realizacji. W pierwszej kolejności należy dokładnie określić swoje wymagania co do koncepcji aranżacji. Jeżeli klient korzysta już z biura i to właśnie ono będzie przedmiotem zlecenia, konieczne jest zapoznanie się z aktualnie wykorzystywanymi rozwiązaniami i rozpoznanie, jakie zmiany będą niezbędne, aby dostosować przestrzeń do nowych wymagań.
Jeżeli zakres zmian jest istotny, wykraczający poza odświeżenie przestrzeni i wymaga ingerencji w układ systemów, np. kontroli dostępu, przeciwpożarowego, sanitarnych, konieczne będzie przygotowanie profesjonalnego, zgodnego z obowiązującymi przepisami, projektu wielobranżowego, pozwalających na prawidłową realizację inwestycji.
Ostatnim etapem jest poddanie przestrzeni biurowej zmianom zgodnym z przygotowanym wcześniej projektem.
Decydując się na realizację fit-outu przez wynajmującego, najemca zdejmuje z siebie wiele ryzyk, które pojawiają się w takich projektach, a obowiązek uzyskania wszelkich niezbędnych uzgodnień, pozwoleń, dokumentacji administracyjnej, nadzoru nad realizacją prac, kosztorysem i dostarczenie gotowej powierzchni w uzgodnionym terminie przejmuje wynajmujący.
Plusy fit-outu wykonywanego przez wynajmującego:
- Informacje przepływają sprawniej.
- Za wykonanie poszczególnych prac odpowiadają sprawdzone firmy, z którymi współpracuje wybrany partner.
- Przestrzeń jest dostosowana do indywidualnych potrzeb klienta bez jego zaangażowania w prace budowlane.
Optymalizacja kosztów fit-out
Najemcy, których interesują biura do wynajęcia w Warszawie czy innych dużych miastach, mogą liczyć na to, że wynajmujący zaproponuje im budżet na aranżację. Ponieważ w ostatnich latach koszty prac budowlanych znacznie wzrosły, to proponowane kwoty nie zawsze wystarczają na dostosowanie powierzchni – wówczas najemca musi być gotowy na partycypowanie w wydatkach. I tu pojawia się temat optymalizacji kosztów fit-outu.
Chociaż optymalizacja kosztów fit outu jest pożądana, trzeba pamiętać, że wybór najtańszych rozwiązań nie zawsze jest dobry – niższa trwałość i wyższe koszty eksploatacji mogą przynieść efekt przeciwny do zamierzonego. Zakup droższych, lepszej jakości materiałów czy rozwiązań pozwalających oszczędzać zasoby przynosi w dłuższej perspektywie określone oszczędności, które są mile widziane w każdym przedsiębiorstwie.
Fit-out, czyli biuro skrojone na miarę
Funkcjonalne, estetyczne i nowoczesne – to trzy słowa określające współczesne biura. Aby stworzyć taką przestrzeń, najemca wcale nie musi angażować 100% własnych środków – może je częściowo lub w całości pozyskać od wynajmującego w ramach budżetu fit out. W Newmark Polska reprezentujemy najemców na etapie poszukiwania przestrzeni biurowej i prowadzenia negocjacji z wynajmującym. Jeżeli chcesz dowiedzieć się więcej na temat korzyści płynących ze współpracy z nami, zapraszamy do kontaktu.
