Hot desk w biurze – co to jest?

Rozpoczynając pracę w firmie, pracownik otrzymuje biurko, krzesło biurowe i sprzęt komputerowy – tak wygląda to najczęściej. Jednak wcale nie musi, gdyż coraz więcej firm eksperymentuje z organizacją przestrzeni biurowej. Kiedy warto rozważyć hot desk? Dowiedz się, czym jest hot desk w biurze.

Co to jest hot desk?

Wśród zdobywających popularność modeli organizacji przestrzeni biurowej wskazać należy na hot desk. Co to jest hot desk? To koncepcja zagospodarowania biura, w której pracownicy nie mają przypisanych na stałe stanowisk pracy – każdego dnia korzystają z innego biurka. Dla hot desk charakterystyczne są rotacja i różnorodność – pracownicy firm, które zdecydowały się na hot desking, mogą wykonywać swoje obowiązki w różnych częściach biura.

Odpowiadając na pytanie, co to jest hot desk w biurze, można też powiedzieć inaczej – hot desk to istotny aspekt koncepcji activity-based working, czyli pracy opartej na aktywności. Idea ta zakłada, że przestrzeń biura zostaje podzielona na wydzielone strefy robocze (strefę pracy zespołowej czy strefę pracy w ciszy), z których pracownicy będą korzystać, wykonując różne zadania.

Przeczytaj również: Coworking – co to jest i ile kosztuje?

Hot desk w biurze – jak z niego korzystać?

Hot desking wiąże się z koniecznością wdrożenia oprogramowania – systemu rezerwacji, za pomocą którego pracownicy będą mogli zarezerwować biurko na określony dzień. W praktyce korzystanie z hot desk jest niezwykle proste i prezentuje się następująco:

1. Rezerwacja stanowiska pracy. Pracownik wybiera biurko spośród aktualnie dostępnych, a następnie je rezerwuje – na godziny lub cały dzień, w zależności od modelu przyjętego przez pracodawcę.
2. Praca na wybranym stanowisku. Po przyjściu do firmy, pracownik zajmuje zarezerwowane biurko i zaczyna wykonywać obowiązki.
3. Zwolnienie biurka. Po skończeniu zadań pracownik porządkuje zajmowaną przestrzeń (usuwa z niej swoje rzeczy osobiste), a biurko wraca do puli – staje się ponownie dostępne w systemie rezerwacji.

Hot desking – czy warto go wdrożyć w biurze?

Chociaż hot desking zapewnia korzyści zarówno pracownikowi, jak i pracodawcy, to koncepcja ta nie sprawdza się w każdej firmie. Organizacje, które rozważają zmianę sposobu zagospodarowania przestrzeni biurowej, powinny uwzględnić zarówno zalety, jak i wady tego rozwiązania. Pod uwagę należy wziąć też specyfikę wykonywanej pracy.

Sprawdź też: Coworking, wirtualne biuro czy biuro serwisowane – co wybrać?

Zalety hot deskingu

• Obniżenie kosztów utrzymania stanowisk. W firmach, które wdrożyły pracę hybrydową, można zmniejszyć liczbę biurek, a zatem również wynajmowaną powierzchnię biurową i tym samym obniżyć koszty.
• Pobudzenie produktywności. Ciągła zmiana miejsca pracy może pobudzać kreatywność, a członkowie zespołu mogą pracować wydajniej, co z perspektywy każdej organizacji jest pożądane.
• Lepsza wymiana informacji. Model hot desk zapewnia lepsze warunki do dzielenia się pomysłami i informacjami, gdyż pracownicy mają ze sobą częstszy kontakt, niż ma to miejsce w klasycznie urządzonej przestrzeni biurowej.
• Łatwiejsze utrzymanie porządku w biurze. W ideę hot desk wpisane jest porządkowanie stanowiska po zakończeniu pracy, co oznacza, że na biurkach nie zalegają m.in. stosy dokumentów.
• Sprawiedliwe (inkluzywne) środowisko pracy. Hot desk w biurze oznacza, że żaden pracownik nie jest traktowany lepiej, gdy mowa o lokalizacji stanowiska pracy – każdy ma taką samą szansę na pracę przy poszczególnych biurkach.
• Podniesienie atrakcyjności miejsca pracy. Hot desking kojarzy się z niestandardowym podejściem do pracy, co może być atrakcyjne zwłaszcza z perspektywy młodszych pracowników (np. z generacji Z).
• Wsparcie równowagi między życiem zawodowym i prywatnym. Brak stałego stanowiska pracy oznacza brak możliwości jego personalizacji, a to ułatwia oddzielenie życia zawodowego od osobistego.

Wady hot deskingu

• Brak prywatności. Ponieważ pracownik każdego dnia pracuje obok innej osoby, to może stracić poczucie prywatności. Stąd istotne jest np. wyposażenie monitorów w filtry prywatyzujące.
• Problem z utrzymaniem biura w czystości. Gdy pracownicy współdzielą stanowiska, może pojawić się problem z czystością biurek i sprzętów (np. monitorów). Oznacza to konieczność codziennej dezynfekcji przestrzeni biurowej.
• Niższy komfort pracy. Źródłem dyskomfortu może być konieczność codziennego przenoszenia swoich rzeczy. Dodatkowo wielu pracowników odczuwa potrzebę posiadania indywidualnego stanowiska pracy.
• Mniej efektywna komunikacja. Brak przypisanego miejsca pracy może spowodować, że znalezienie współpracownika może być utrudnione – mowa zwłaszcza o sytuacji, gdy biuro zajmuje np. kilka pięter.

Jak wprowadzić hot desk w biurze?

Wdrożenie systemu hot desk wiąże się z pewnymi wyzwaniami. Chociaż w perspektywie czasu pracodawca może zaoszczędzić, to wykorzystanie hot desking wiąże się z koniecznością stworzenia ergonomicznych i komfortowych stanowisk pracy. Standardowe biurka to często za mało – w przestrzeni biurowej powinny znaleźć się również biurka z regulacją wysokości, które umożliwią pracę na stojąco. Dodatkowo niezbędne jest wyposażenie każdego biurka w monitor i urządzenia peryferyjne, do których pracownik podłączy laptopa.

Planowany hot desking może wzbudzić niepokój wśród pracowników – mogą oni poczuć, że tracą „swoje” stanowiska pracy – te, do których byli przyzwyczajeni. Gdy koncepcja wdrożenia hot desk przestanie być jedynie pomysłem, a zacznie być planem na kolejne miesiące, czas poinformować o tym pracowników. W tym celu warto zorganizować spotkanie zespołu, przedstawić jego członkom założenia zmiany, a także zapytać, co o niej sądzą. Warto, aby pracownicy uczestniczyli w procesie przekształcenia przestrzeni biurowej.

Wprowadzenie hot desk w biurze oznacza też:

• Konieczność zapewnienia pracownikom miejsca do przechowywania rzeczy. Hot desk odbiera pracownikom miejsce na drobne rzeczy: papierowy kalendarz, przybory do pisania czy ulubiony kubek. Właśnie dlatego tak ważne jest, aby zapewnić każdemu członkowi zespołu szafkę.
• Wybór systemu do rezerwacji stanowiska pracy. Wybrany system powinien być intuicyjny w obsłudze. Dobrze też, aby był on dostosowany do pracy na urządzeniach mobilnych – pracownik będzie mógł dokonać rezerwacji w dowolnym momencie, korzystając choćby ze smartfona.
• Monitorowanie, czy zespół odnajduje się w urządzonej na nowo przestrzeni. Hot desk w biurze to rewolucja w dotychczasowej kulturze pracy. Menedżerowie muszą rozmawiać z pracownikami, aby dowiedzieć się, jak oceniają oni zmiany i co należy ewentualnie poprawić.

Host desk w biurze – w jakich branżach się sprawdzi?

Chociaż hot desk w biurze to rozwiązanie oferujące wiele korzyści, to wdrożenie go będzie problematyczne wszędzie tam, gdzie pracownicy muszą pracować z papierowymi dokumentami. Przykład? Kancelarie prawne i biura rachunkowe. Chociaż w takich organizacjach coraz częściej stawia się na digitalizację, to całkowite wyeliminowanie tradycyjnych dokumentów bywa trudne. W modelu hot desk pracownicy musieliby je nosić ze sobą, co byłoby kłopotliwe.

W jakich firmach koncepcja hot desking sprawdza się idealnie? Przykładowe branże to: IT, marketing, konsulting, ubezpieczenia i bankowość. Dla przedsiębiorstw z tych sektorów charakterystyczne są elastyczność i dynamiczne środowisko pracy. Dodatkowo pracownikom często wystarcza laptop – nie pracują oni z dokumentami papierowymi. Do rozpoznawalnych w skali globalnej brandów, które zdecydowały się na hot desk, należą m.in. Microsoft, Credit Suisse i LEGO.

Chcesz stworzyć nowoczesną przestrzeń do pracy? Przeczytaj również: Nowoczesne biuro w praktyce – korzyści z rozwiązań smart office.