Idealna przestrzeń coworkingowa, czyli jaka? Jak urządzić biuro?

Rozstawienie biurek, krzeseł i szaf na dokumenty – urządzenie biura wydaje się proste. To jednak mylne wrażenie. Od układu biurek, rodzaju mebli, oświetlenia czy nawet akcesoriów i kolorów zależy to, czy pracownicy będą mieć optymalne warunki do pracy. Zastanawiasz się, jak urządzić nowoczesną i funkcjonalną przestrzeń do pracy biurowej? Wskazówki znajdziesz poniżej.

Z tego artykułu dowiesz się:

• Czym jest przestrzeń coworkingowa i kto z niej korzysta?
• Jak rozplanowuje się nowoczesne przestrzenie coworkingowe?
• Jakie są różnice między coworkingiem a klasycznym biurem?
• Jakie są zasady urządzania funkcjonalnych i estetycznych biur?

Przestrzeń coworkingowa – co to jest i do kogo jest skierowana?

Powierzchnia przystosowana do pracy biurowej, w której spotykają się pracownicy różnych firm (w tym międzynarodowych oraz start-upy), a także freelancerzy – tak współcześnie należy rozumieć termin „przestrzeń coworkingowa”. Wzrost popularności coworkingu jest ściśle związany ze zmianami społecznymi – w tym z rozwojem internetu i rozpowszechnieniem się pracy zdalnej. Jeżeli chcesz wiedzieć więcej o coworkingu, to zajrzyj również tutaj: Coworking – co to jest i ile kosztuje?

Strefa coworkingowa to rozwiązanie, z którego korzystają:

• Duże firmy, szczególnie jeśli wchodzą na nowy rynek lub rozwijają się w danym mieście i potrzebują dodatkowej powierzchni do prowadzenia nowych projektów, czy też jeśli czekają na nowe, tradycyjne biuro, a np. muszą opuścić dotychczasową powierzchnię.
• Małe firmy i start-upy. Dla nich coworking jest atrakcyjny ze względów finansowych oraz elastyczności umowy najmu.
• Osoby, które nie mają warunków do pracy w domu, a pracują zdalnie. Przykładami mogą być graficy, specjaliści SEO, tłumacze i programiści.
• Cyfrowi nomadzi. Osoby, które podróżują po całym świecie, są częstymi gośćmi biur coworkingowych – znajdują tam optymalne warunki do pracy.

Jak są zorganizowane przestrzenie coworkingowe?

Jeszcze do niedawna przestrzeń coworkingowa była utożsamiana z powierzchnią open space – z reguły na otwartej przestrzeni ustawiano od kilku do kilkunastu dużych stołów, a przy każdym z nich jednocześnie mogło pracować nawet kilkanaście osób. Chociaż takie biura coworkingowe wciąż istnieją na rynku, to jest ich coraz mniej – aktualnie obok przestrzeni do pracy wspólnej funkcjonują też kameralne gabinety lub strefy, np. strefa ciszy czy relaksu.

Jeżeli spojrzeć na biura coworkingowe, które są projektowane zgodnie z najnowszymi trendami, to 60-70 proc. powierzchni stanowi otwarta przestrzeń robocza (wraz ze strefami do pracy wspólnej), a zaledwie 10-15 proc. kameralne biura. Do tego dochodzi jeszcze miejsce spotkań (np. sale konferencyjne), a także toalety, aneksy kuchenne czy obszar z drukarkami i innymi sprzętami biurowymi.

Przeczytaj również: Coworking, wirtualne biuro czy biuro stacjonarne – co wybrać?

Czym różni się coworking od tradycyjnej przestrzeni biurowej?

Chociaż zarówno coworking, jak i tradycyjna przestrzeń biurowa to miejsca stworzone z myślą o pracy biurowej, to nie można między nimi postawić znaku równości. Przestrzenie te różnią się nie tylko pod względem aranżacji, ale także prywatności, poziomu hałasu, spełniania funkcji reprezentacyjnej i łatwości, z jaką pracownicy przekazują sobie informacje. Przedsiębiorca, który poszukuje przestrzeni biurowej, powinien uwzględnić wszystkie wymienione aspekty.

Przestrzenie coworkingowe a tradycyjne przestrzenie biurowe – porównanie:

• Możliwości aranżacji. Przestrzeń coworkingowa jest aranżowana przez właściciela powierzchni. Najemcy z reguły nie mają wpływu na rozmieszczenie biurek czy możliwości wstawienia dodatkowych stanowisk – przearanżowanie przestrzeni nie jest możliwe.
• Prywatność. W tradycyjnym biurze o utrzymanie w tajemnicy wrażliwych informacji jest dużo łatwiej – w strefach coworkingowych pojawia się ryzyko, że poufna rozmowa zostanie podsłuchana przez osoby spoza firmy, które również użytkują przestrzeń coworkingową. To duże wyzwanie podczas projektowania biur coworkingowych.
• Hałas. Jeszcze do niedawna był on charakterystyczny dla stref coworkingowych. Dziś jednak przestrzenie coworkingowe coraz częściej przewidują strefę ciszy – to przestrzeń, w której obowiązuje bezwzględny zakaz rozmów i która z założenia ma sprzyjać głębokiemu skupieniu.
• Łatwość przepływu informacji. Pracownicy, którzy tworzą jeden dział, powinni pracować blisko siebie. W ten sposób mogą łatwo dzielić się informacjami. W biurach coworkingowych nie zawsze jest to możliwe.
• Funkcja reprezentacyjna. W tradycyjnym biurze nie ma problemu z powieszeniem kasetonu z logo firmy czy spersonalizowanych tabliczek z nazwiskami pracowników na drzwiach gabinetów. W biurach coworkingowych najczęściej jest to niemożliwe.

Gdy mowa o możliwościach aranżacji biura, to zauważalna jest wyraźna przewaga tradycyjnej przestrzeni biurowej nad coworkingiem. Trzeba jednak pamiętać, że w tradycyjnych biurach rozwiązania technologiczne wdraża się z pewnym opóźnieniem. Pod tym względem strefy coworkingowe wyprzedzają tradycyjne przestrzenie biurowe – to właśnie tu pojawia się inteligentne oświetlenie, biurka z bieżnią czy inteligentne szafki. Powód jest prosty – firmy oferujące coworking konkurują ze sobą na tej płaszczyźnie.

Przeczytaj również: Nowoczesne biuro w praktyce – korzyści z rozwiązań smart office

Jak urządzić biuro w pracy?

Planujesz wynająć tradycyjną przestrzeń biurową, którą następnie urządzisz z myślą o pracownikach? Wynajmowane biuro stało się zbyt duże dla Twojego zespołu i chcesz podnająć jego część? A może Twój pomysł na biznes to firma oferująca coworking w dużym mieście? W każdym z tych przypadków pojawia się pytanie, jak urządzić estetyczną i przede wszystkim funkcjonalną przestrzeń do pracy. Zainspiruj się – poznaj wskazówki dotyczące optymalnej powierzchni, wyposażenia, oświetlenia, kolorystyki i roślinności.

Powierzchnia biura i rodzaj przestrzeni biurowej

Oszacowanie potrzebnej powierzchni biurowej to kwestia kluczowa i jednocześnie dość trudna – z czasem firma może się rozwinąć, a to będzie oznaczać konieczność stworzenia kolejnych stanowisk pracy. Jak poradzić sobie z koniecznością określenia optymalnej powierzchni biura? Pod uwagę należy wziąć następujące parametry:

• Liczba pracowników (szacowana liczba klientów – w przypadku biura coworkingowego). Jeżeli firma ma w planach zatrudnianie lub zwolnienia, należy to uwzględnić.
• Przepisy z zakresu BHP. Zgodnie z nimi na każdego zatrudnionego powinno przypadać co najmniej 13 m3 wolnej objętości pomieszczenia i co najmniej 2 mkw. wolnej powierzchni podłogi. Więcej na temat zasad BHP przeczytasz tutaj: Bezpieczeństwo i higiena pracy w biurze.
• Preferowany układ. Jeżeli biuro ma składać się z gabinetów, trzeba uwzględnić choćby grubość ścian działowych i szerokość korytarzy.

Przeczytaj również: Powierzchnia netto a brutto biura

Niezbędne wyposażenie i organizacja biura

Oprócz sprzętu komputerowego na podstawowe wyposażenie biura składają się biurka, krzesła obrotowe i regały lub szafki zamykane na zamek. Ale dziś to zdecydowanie zbyt mało – zwłaszcza w przypadku biur typu open space. Nowoczesna, funkcjonalna przestrzeń biurowa powinna uwzględniać różne potrzeby pracowników. To powoduje, że biurka powinny mieć regulowaną wysokość – aby można było przy nich pracować na siedząco i stojąco.

W przestrzeniach typu open space świetnie sprawdzą się również ścianki działowe, które zapewnią trochę prywatności. Jeżeli mają one wyznaczać gabinety, warto rozważyć szklane ścianki działowe – przepuszczają one światło, dobrze się prezentują i przede wszystkim nie odgradzają tak definitywnie, jak standardowe ściany. Na popularności zyskują też akustyczne kabiny poprawiające komfort pracy w głośnych pomieszczeniach oraz inteligentne szafki.

Wyposażenie biurowe to nie tylko sprzęt biurowy oraz meble do gabinetów, sal konferencyjnych czy przestrzeni open space – to także sprzęt AGD, który znajdzie się w aneksie kuchennym. Jeżeli w biurze przewidziana została strefa relaksu, pozostaje też kwestia jej aranżacji – poza wygodnymi fotelami pojawić mogą się w niej choćby hamaki czy huśtawki, a także stół do piłkarzyków czy konsola do gier. Niekiedy w ramach fit-outu część kosztów związanych z wyposażeniem może ponieść wynajmujący.

Przeczytaj również: Fit out biura – co to jest?

Oświetlenie w biurze i akustyka pomieszczenia

Jak urządzić biuro, aby praca w nim była efektywna? Duże znaczenie ma oświetlenie. Nieprawidłowo dobrane oświetlenie może być źródłem dyskomfortu – powodować zmęczenie i negatywnie wpływać na nastrój. Wybierając oświetlenie do przestrzeni biurowej, należy mieć na uwadze przede wszystkim:

• Aktualne przepisy. Z regulacji wynika, że natężenie światła na stanowiskach biurowych (komputerowych) musi wynosić co najmniej 500 luxów. Niższe natężenie (300 luxów) możliwe jest na stanowiskach, gdzie sporadycznie pracuje się przy komputerze.
• Różne źródła światła. Biuro powinno mieć dostęp do naturalnego światła. Sprzyjają temu duże przeszklenia, którymi wyróżniają się nowoczesne biura do wynajęcia Warszawa. Ponieważ jednak naturalne oświetlenie często jest niewystarczające, zastosować należy oświetlenie LED.
• Inteligentne systemy oświetlenia. Dzięki nim w przestrzeni biurowej można wydzielić różne strefy oświetlenia – oprawa LED może się automatycznie rozświetlać, przyciemniać lub wyłączać. W skali roku oznacza to spore oszczędności.

Wpływ na koncentrację, komfort i samopoczucie ma też akustyka. Jak obniżyć poziom hałasu? To problem, który pojawia się zwłaszcza w kontekście stref coworkingowych. Możliwości jest co najmniej kilka – od paneli akustycznych, przez użycie odpowiednich materiałów (powinny być miękkie i najlepiej o porowatej strukturze) aż po akustyczne ścianki działowe. W nowoczesnych biurach coraz częściej pojawiają się także budki akustyczne czy lampy dźwiękochłonne.

Urządzanie biura a kolory, dekoracje i rośliny

Pytanie, jak urządzić biuro, dotyczy również kolorów, dekoracji i roślin, które się w nim znajdą. Gdy mowa o palecie kolorystycznej, to w przestrzeniach biurowych najlepiej sprawdzają się odcienie neutralne i chłodne o średnim nasyceniu – zielenie, brązy i szarości. Zdecydowanie należy unikać intensywnych kolorów jako przewodnich, chociaż można je wykorzystać do zaakcentowania różnych stref.

Przestrzeń do pracy nie powinna być też zbyt mocno udekorowana – w tym przypadku im mniej dekoracji, tym lepiej. Jeżeli mają się one pojawić, to warto wybrać plakaty, naklejki na ścianę czy panele z mchem. Te ostatnie są popularne ze względu na właściwości mchu – mech chrobotek ma właściwości akustyczne, absorbuje wilgoć i nie powoduje alergii. Dzięki swojej barwie również uspokaja. Jednocześnie wymaga mniej uwagi niż rośliny doniczkowe czy cięte.

Jeżeli w biurze mają znaleźć się inne rośliny, to:

• Najlepiej sprawdzą się rośliny, które filtrują powietrze, czyli usuwają z niego zanieczyszczenia – należą do nich aloes, bluszcz pospolity, skrzydłokwiat i paprocie.
• Można je wykorzystać do wyznaczania stref – zwłaszcza w biurze open space.
• W przypadku roślin doniczkowych warto zwrócić uwagę na doniczki – te nowoczesne (o asymetrycznych kształtach) będą świetnym dopełnieniem kreatywnej przestrzeni.

Aranżacja małego biura

Urządzając małe biuro, również należy kierować się powyższymi wskazówkami. Jednak w przypadku niewielkiej przestrzeni szczególnego znaczenia nabiera kolorystyka – ściany, podobnie jak meble, powinny być w jasnych odcieniach. Takie barwy powiększają optycznie pomieszczenie. Sprawdzić może się też minimalistyczne podejście – im mniej mebli i sprzętów znajdzie się w biurze, tym lepiej. W przeciwnym razie można spodziewać się wrażenia przytłoczenia.

Inne dobre praktyki podczas aranżacji małego biura:

• Kilka źródeł światła – oświetlenie sufitowe, podłogowe, biurkowe. W ten sposób również można wizualnie powiększyć przestrzeń.
• Kontenerek pod biurkiem – zamiast akcesoriów na biurku. Zastosowanie kontenerka pozwoli wyeliminować wrażenie bałaganu na blacie.
• Panele biurkowe – gdy w pomieszczeniu stoją dwa biurka. To sposób, aby zapewnić pracownikom nieco prywatności.

Aranżacja biura krok po kroku – o czym jeszcze pamiętać?

Projektowanie przestrzeni biurowych wcale nie jest sprawą prostą. Jeżeli chcesz stworzyć przestrzeń, w której będą panować idealne warunki do pracy, zdaj się na specjalistów. Zespół Newmark Polska zapewnia kompleksowe wsparcie – pomaga znaleźć przestrzeń biurową na terenie całej Polski, a następnie zaaranżować ją zgodnie z aktualnymi trendami i potrzebami pracowników organizacji.

Poznaj nasze możliwości – skontaktuj się z nami, aby poznać naszą ofertę. Sprawdź, jak Newmark Polska pomaga klientom stworzyć funkcjonalne i nowoczesne środowisko pracy.