Poszukujesz biura do wynajęcia? Prawdopodobnie dwie pierwsze rzeczy, na które zwrócisz uwagę, to lokalizacja i koszt najmu. Z kosztami wynajęcia powierzchni biurowej łączą się dwa zagadnienia – powierzchnia netto i powierzchnia brutto. Poznaj różnice między tymi pojęciami i dowiedz się, jak wpływają one na wydatki związane z najmem biura.
Koszty najmu biura a powierzchnia netto i brutto
Z perspektywy najemcy znajomość różnic między terminami powierzchnia netto i powierzchnia brutto (a także innych pojęć, jak np. add on factor) jest kluczowa – dzięki temu można uniknąć błędów podczas szacowania miesięcznych kosztów najmu. Standardem na rynku jest kalkulowanie czynszu i opłat eksploatacyjnych w oparciu o powierzchnię brutto, a nie powierzchnię netto. Niestety, najemcy niekiedy przyjmują podczas wyliczeń powierzchnię netto. Efekt? Przekroczenie budżetu przeznaczonego na pokrycie kosztów najmu powierzchni biurowej.
Poszukując biura do wynajęcia w Warszawie czy Gdańsku, popełnić można też inne błędy. I właśnie dlatego warto rozważyć profesjonalne wsparcie – Newmark Polska:
- Pomaga znaleźć powierzchnię biurową. Jeżeli firma już wynajmuje przestrzeń biurową, korzystniejsza może okazać się renegocjacja dotychczasowej umowy.
- Działa wyłącznie na zlecenie Klienta. Doradcy nie reprezentują właścicieli budynków biurowych czy firm deweloperskich.
Co to jest powierzchnia netto?
Powierzchnia netto to pojęcie, pod którym kryje się powierzchnia w budynku przeznaczona do wyłącznego użytkowania przez określonego najemcę. W przypadku pomieszczeń biurowych będzie to naturalnie biuro – gabinety czy open space. Ale nie tylko. Szczególnie duże organizacje wynajmują na wyłączność też inne pomieszczenia. Należą do nich choćby pomieszczenia socjalne oraz toalety. Powierzchnia netto może również obejmować np. sale konferencyjne, pomieszczenia gospodarcze wykorzystywane do przechowywania dokumentacji czy magazyn.
Od powierzchni netto należy odróżnić powierzchnię użytkową. Czym jest powierzchnia użytkowa? W odpowiedzi na to pytanie pomocne jest inne określenie tej powierzchni – powierzchnia dywanowa. Powierzchnia użytkowa to podłoga pokryta materiałem – nie zawsze będzie to jednak dywan, gdyż może to być także wykładzina czy posadzka przemysłowa. Powierzchnia użytkowa jest zawsze mniejsza niż powierzchnia netto – przy jej obliczaniu nie uwzględnia się m.in. obszaru pod ścianami działowymi. Pojęcie powierzchni dywanowej pojawia się w kontekście budżetu na aranżację (fit out).
Czym jest powierzchnia brutto?
Wynajmując biuro czy piętro w biurowcu, najemca korzysta też z rozwiązań wdrożonych w całym budynku i z części wspólnych obiektu. To powoduje, że w połączeniu z powierzchnią netto stosuje się kolejny termin – powierzchnia brutto. W kontekście najmu biura powierzchnia brutto to suma powierzchni netto i udziału w powierzchni wspólnej, który jest wyliczany proporcjonalnie do powierzchni zajmowanej przez najemcę w budynku (add on factor).
Przykłady części wspólnych w budynku biurowym:
- Lobby z recepcją. Zwłaszcza w budynkach klasy A najemcy mogą liczyć na reprezentacyjną recepcję wraz z pełną obsługą. Przeczytaj również: Klasy budynków biurowych – biurowiec klasy A, B czy C?
- Pomieszczenia ochrony. W obiekcie biurowym zamontowany jest system monitoringu, a dodatkowo właściciel budynku może zatrudniać pracowników ochrony.
- Pomieszczenia związane z obsługą systemu BMS. W nowoczesnych biurowcach standardem są systemy zarządzania budynkiem, które pozwalają wygodnie zarządzać m.in. systemem bezpieczeństwa budynku czy energią elektryczną.
- Pomieszczenia socjalne. Najemca może jednak zdecydować się na wynajęcie takich pomieszczeń do wyłącznej dyspozycji swojego zespołu.
Z perspektywy najemcy powierzchni biurowej powierzchnia brutto jest kluczowa, gdyż to właśnie na jej podstawie (a nie powierzchni netto) nalicza się opłaty – zarówno czynsz, jak i opłaty eksploatacyjne.
Terminy, które pojawiają się w kontekście wynajmu powierzchni biurowej:
Powierzchnia netto | Powierzchnia w budynku biurowym wynajęta przez najemcę do jego wyłącznego użytku – najczęściej są to gabinety lub przestrzeń open space, opcjonalnie również pomieszczenia socjalne czy gospodarcze. |
Współczynnik powierzchni wspólnych (add on factor) | To współczynnik wyrażający udział najemcy w częściach wspólnych biurowca. Udział ten jest proporcjonalny do powierzchni, którą najemca zajmuje w budynku. |
Powierzchnia brutto | Aby uzyskać powierzchnię brutto, powierzchnię netto zwiększa się o współczynnik add on factor. Powierzchnia brutto (a nie powierzchnia netto) jest przyjmowana przez właścicieli budynków biurowych na potrzeby obliczania czynszu i opłat eksploatacyjnych. |
Fit-out | Ten termin oznacza aranżację wynajmowanej powierzchni, czyli przystosowanie jej do potrzeb najemcy. Na potrzeby aranżacji może zostać przyjęta powierzchnia netto lub powierzchnia dywanowa. Środki na fit-out mogą częściowo pochodzić od wynajmującego. |
Powierzchnia dywanowa (użytkowa) | To powierzchnia netto pomniejszona o obszary, na których nie można ułożyć pokrycia podłogi, np. wykładziny. Przykładem takiego obszaru jest powierzchnia pod ścianami działowymi. |
Jak obliczyć dokładną powierzchnię biurową?
Obliczenie powierzchni biurowej to zadanie łatwe jedynie z pozoru. W praktyce jednak wykorzystuje się w tym celu wiele norm – to choćby PN-ISO 9836:1997, BOMA i TEGOVA. Aktualnie najpopularniejszą z nich jest BOMA. Popularność standardu BOMA wynika z tego, że w porównaniu do innych norm wynik jest korzystniejszy dla najemcy. Nie oznacza to jednak, że właściciel obiektu nie może stosować innej normy – warto to ustalić jeszcze przed podpisaniem umowy.
Większych problemów z obliczeniem powierzchni biurowej nie mają firmy, które wynajmują powierzchnię w już istniejących (wybudowanych) biurowcach. Sprawa prezentuje się inaczej, gdy najemca chce zapewnić sobie przestrzeń w budynku pozostającym w budowie – wówczas trzeba liczyć się z tym, że mogą wystąpić rozbieżności w wielkości powierzchni otrzymanej do użytku z tą, która została zapisana w kontrakcie.
Planowanie powierzchni biura – ile mkw. na osobę w biurze?
Już na etapie poszukiwań biura firma musi sprecyzować, jak dużej powierzchni potrzebuje. W ustaleniu konkretnej wartości pomocne są: aktualna sytuacja organizacji, plany obejmujące najbliższą przyszłość (np. firma może planować zwiększenie lub redukcję zespołu) oraz przepisy, które precyzują minimalną powierzchnię, jaka powinna przypadać na pracownika. Ile mkw. powinno przypadać na osobę w biurze? Odpowiedź znajduje się w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 roku w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy.
Ile powinno przypadać powierzchni biurowej na 1 pracownika – według przepisów:
- co najmniej 13 metrów sześciennych wolnej objętości pomieszczenia;
- co najmniej 2 mkw. wolnej powierzchni podłogi – nie należy wliczać powierzchni, która jest zajęta przez urządzenia techniczne czy sprzęt.
Trzeba pamiętać, że w gabinetach czy przestrzeni open space zawsze zostają ustawione meble – poza biurkami są to również szafy, regały na dokumenty oraz sprzęt w postaci skanerów i drukarek. W konsekwencji należy przyjąć, że minimalna powierzchnia na 1 pracownika wynosi ok. 6-10 mkw. W przypadku kameralnych gabinetów wartość ta może być jeszcze wyższa lub ulec redukcji, gdy organizacja decyduje się na biuro typu open space.
Najemcy muszą pamiętać, że podane wartości nie uwzględniają dodatkowych pomieszczeń, z których firma będzie korzystać na co dzień. Mowa choćby o pomieszczeniach socjalnych, salach konferencyjnych czy strefach relaksu.
Podczas szacowania potrzebnej powierzchni biura warto wziąć też pod uwagę rosnące wśród pracowników zainteresowanie pracą zdalną. Jeżeli część zespołu pracuje zdalnie, powierzchnia biurowa na pracownika nie ulegnie zmianie, ale biuro może być znacznie mniejsze – przewidywać np. 10 miejsc pracy zamiast 30. W tej sytuacji rozwiązaniem lepszym niż opłacanie dodatkowej powierzchni biurowej może być zapewnienie sobie dostępu do sali konferencyjnej.
Przeczytaj również: Zielone biura przyszłości: jak certyfikaty BREEAM, LEED i WELL wpływają na wybór biura?
Powierzchnia biurowa netto a brutto
Terminy powierzchnia biurowa netto i powierzchnia biurowa brutto są szczególnie istotne z perspektywy najemców powierzchni biurowej. Ich niezrozumienie lub błędne używanie może sporo kosztować. Sposobem, aby uchronić się przed zbędnymi wydatkami, jest współpraca z firmą doradczą – koncentrując się na reprezentacji interesów najemcy, specjaliści Newmark Polska mogą pomóc w osiągnięciu pozytywnego wyniku negocjacji i uniknięciu pułapek.
