Biuro uchodzi za bezpieczne środowisko pracy, szczególnie gdy zestawić je z placem budowy czy zakładem przemysłowym. Jednak nie oznacza to, że praca biurowa jest pozbawiona wszelkich zagrożeń. I właśnie dlatego bezpieczeństwo i higiena pracy w biurze to zagadnienie, które nie może być traktowane po macoszemu. Dowiedz się, jak zapewnić pracownikom bezpieczną przestrzeń do pracy.
Podstawowe zasady BHP w biurze
Zatrudnienie pierwszego pracownika oznacza dla pracodawcy konieczność zapoznania się z zagadnieniami związanymi z bezpieczeństwem i higieną pracy. Jakie są podstawowe obowiązki pracodawcy zatrudniającego pracowników na stanowiskach biurowych? Po pierwsze, musi on organizować pracę w sposób zapewniający bezpieczne i higieniczne warunki. Po drugie, konieczne jest przestrzeganie zasad bezpieczeństwa i higieny pracy.
Za powyższymi dość ogólnymi sformułowaniami kryją się konkretne cechy przestrzeni biurowej i czynności – przykładowo pomieszczenie biurowe:
- musi być odpowiednio oświetlone światłem naturalnym i sztucznym – biuro nie może znajdować się np. w suterenie;
- nie może być zamykane na klucz – pracowników nie można zakluczyć w pomieszczeniu i powinni oni mieć możliwość jego opuszczenia;
- musi być utrzymywane w czystości – w ten sposób ogranicza się ryzyko wystąpienia różnych zagrożeń.
Oświetlenie w biurze i ergonomia miejsca pracy
Praca przy komputerze wymaga szczególnej ochrony narządu wzroku – pracownicy są narażeni na efekt olśnienia (oślepienia), który jest wynikiem niewłaściwego rozkładu luminancji. Zarówno krótsza (ale powtarzająca się cyklicznie), jak i dłuższa ekspozycja na efekt olśnienia jest źródłem dyskomfortu – pracownik może odczuwać zmęczenie oczu, być rozdrażniony i mieć problemy z koncentracją. Jak zapobiec występowaniu efektu olśnienia w biurze? Odpowiedzią są przepisy BHP, które wskazują, jak należy zaprojektować oświetlenie w biurze, aby nie wpływało ono negatywnie na samopoczucie i wydajność pracowników.
Oświetlenie w biurze – przepisy BHP wymagają, aby:
- ograniczyć olśnienie bezpośrednie (np. od okien czy jasnych płaszczyzn pomieszczenia) oraz olśnienie odbiciowe od monitora ekranowego (należy zastosować odpowiednie oprawy oświetleniowe);
- dostosować oświetlenie do rodzaju prac wykonywanych na danym stanowisku;
- zadbać o właściwe natężenie oświetlenia elektrycznego – standardowa wartość to 500 luksów, ale może ona zostać obniżona do 300 luksów na stanowisku, na którym praca jest wykonywana dorywczo.
Przeczytaj też: Klasy budynków biurowych – biurowiec klasy A, B czy C?
Temperatura w biurze a BHP
Na samopoczucie pracowników wykonujących pracę biurową wpływ ma nie tylko oświetlenie – duże znaczenie odgrywa też temperatura w pomieszczeniu. Jeżeli jest ona zbyt niska, to pracownicy mogą mieć problem z koncentracją, zwiększa się też ryzyko przeziębień. Ale równie niekorzystny wpływ na organizm ma wysoka temperatura – może ona być przyczyną zmęczenia, odwodnienia i bólu głowy. Stąd też kwestię minimalnej temperatury regulują normy BHP. Jaka temperatura w biurze uchodzi za optymalną?
Przepisy wskazują jedynie minimalną temperaturę, jaką należy utrzymywać w pomieszczeniach przeznaczonych do pracy biurowej – to 18 st. C. Jeżeli temperatura przekracza 28 st. C, pracodawca ma dodatkowe obowiązki – powinien zapewnić pracownikom napoje chłodzące. Ponieważ wskazany zakres jest duży, to w regulacji temperatury w biurze pomóc mogą wytyczne specjalistów z Instytutu Medycyny Pracy w Łodzi, według których optymalna temperatura w biurze to 20-22,8 st. C porą zimową i 23,9-26,7 st. C porą letnią.
Przepisy BHP w biurze przy komputerze
Współcześnie trudno wyobrazić sobie biura bez sprzętu komputerowego. Jego obecność w pomieszczeniu wiąże się jednak z pewnymi wyzwaniami. Jak zapewnić pracownikom bezpieczne i ergonomiczne stanowiska pracy? Kluczowy jest etap projektowania stanowiska – biurowe stanowisko pracy nie powinno powodować nadmiernego obciążenia układu mięśniowo-szkieletowego i wzroku. Przepisy BHP wskazują, czym należy się kierować, wybierając biurko, krzesło, monitor i urządzenia wskazujące.
Biurko i krzesło
Biurko musi pomieścić sporo – przede wszystkim monitor, urządzenia wskazujące, przybory piśmiennicze oraz dokumenty. W konsekwencji kluczową kwestią są jego wymiary. Chociaż przepisy nie precyzują minimalnej głębokości czy długości blatu biurka, to jego powierzchnia powinna być na tyle duża, aby możliwe było łatwe posługiwanie się elementami wyposażenia znajdującymi się na stanowisku pracy. Z przepisów BHP wynika, że:
- biurko powinno umożliwić ustawienie klawiatury z zachowaniem takiej odległości od przedniej krawędzi biurka, która umożliwi podparcie rąk i przedramion z zachowaniem co najmniej kąta prostego między ramieniem i przedramieniem;
- miejsca na biurku powinno być tyle, aby możliwe było ustawienie wszystkich elementów wyposażenia w odpowiedniej odległości od pracownika – w konsekwencji nie będzie on musiał przyjmować wymuszonej pozycji;
- znaczenie ma też wykończenie biurka – jego powierzchnia powinna być matowa, aby zminimalizować ryzyko wystąpienia efektu olśnienia.
Wielkość biurka to jednak nie wszystko – ważne jest też jego ustawienie. Jakie jest optymalne ustawienie biurka w biurze zgodnie z przepisami BHP? Biurko powinno stać prostopadle do okna. W ten sposób wpadające do pomieszczenia promienie słońca nie będą rozpraszać, nie wystąpić też efekt olśnienia.
Integralnym elementem biurowego stanowiska pracy jest krzesło. Przepisy BHP precyzują, jakie krzesła powinny znaleźć się w przestrzeni biurowej. Po pierwsze, ważna jest możliwość regulacji (m.in. wysokości siedziska i podłokietników) – dzięki temu pracownik może w kilku ruchach dostosować krzesło do swojego wzrostu czy postury. Po drugie, zarówno siedzisko, jak i oparcie powinny być wyprofilowane do naturalnego wygięcia kręgosłupa i ud. Po trzecie, krzesło powinno mieć możliwość obrotu wokół osi pionowej o 360 st.
Monitor i urządzenia wskazujące
Aby monitor ekranowy mógł być używany na stanowisku pracy, musi spełniać określone wymagania – znaki na ekranie muszą być czytelne, obraz nie może migotać, musi istnieć też możliwość regulowania jaskrawości i kontrastu znaku. Wybrany do pracy biurowej monitor powinien zapewniać regulację położenia – aby nie było konieczności wymuszania niewygodnych ruchów głowy i szyi. Z przepisów BHP wynika, że monitor jest ustawiony optymalnie, gdy jego górna krawędź znajduje się na wysokości oczu pracownika.
W ostatnich latach popularne stały się laptopy – z powodzeniem zastępują one klasyczne zestawy komputerowe (desktop). Jednak praca z takim urządzeniem jest daleka od ergonomicznej. Jeżeli laptop na danym stanowisku jest wykorzystywany co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy, to pracodawca ma obowiązek zapewnić stacjonarny monitor ekranowy lub podstawkę zapewniającą ustawienie laptopa tak, aby górna krawędź jego monitora znajdowała się na wysokości oczu pracownika.
Przepisy BHP w biurze dotyczą również urządzeń wskazujących – klawiatur i myszy komputerowych. Bezpieczna i ergonomiczna praca oznacza:
- stosowanie dwóch osobnych urządzeń – klawiatura i mysz nie powinny być zintegrowane w jednym urządzeniu;
- wyposażenie stanowiska pracy w matową klawiaturę o czytelnych znakach umożliwiającą przyjęcie pozycji, która nie powoduje zmęczenia rąk i dłoni.
Pracownik pracujący przy monitorze ekranowym może liczyć na dodatkowe przerwy – o ile wykorzystuje monitor ekranowy przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Dodatkowe 5-minutowe przerwy przysługują po każdej godzinie pracy i – zgodnie z przepisami – są wliczane do czasu pracy.
Dodatkowe akcesoria
Aby zwiększyć ergonomię stanowiska pracy, pracodawca może zdecydować się też na zakup dodatkowych akcesoriów. O czym mowa? Choćby o podnóżku. Umieszczenie go pod biurkiem ułatwia prawidłowe ułożenie nóg, a zatem minimalizuje ryzyko wystąpienia różnych schorzeń charakterystycznych dla pracy biurowej, w tym choćby żylaków. Z przepisów BHP w biurze wynika, że pracodawca powinien zakupić podnóżek na życzenie pracownika. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby wyjść z inicjatywą i doposażyć każde stanowisko w podnóżek.
Innym przydatnym dodatkiem jest żelowa podkładka pod nadgarstek. Osoby, które na co dzień pracują ze sprzętem komputerowym, często skarżą się na ból nadgarstków. Za wywołanie dyskomfortu odpowiada ucisk na nerwy. Jak wskazuje nazwa, żelowe podkładki pod nadgarstek są wypełnione specjalnym żelem. Wspierają one utrzymanie nadgarstka w neutralnej pozycji – takiej, która nie będzie wywoływać dolegliwości bólowych. Chociaż żelowe podkładki pod nadgarstek można znaleźć na wielu biurkach, to przepisy BHP o nich nie wspominają.
Mimo że komputery znajdują się dziś w każdym biurze, to wciąż wielu pracowników pracuje jednocześnie z dokumentami w formie papierowej. I to właśnie im może przydać się uchwyt na dokumenty. Co ważne, przepisy wskazują, gdzie należy go umieścić – powinien on zostać tak przymocowany, aby znajdował się przed pracownikiem i jednocześnie między ekranem monitora a klawiaturą. Istnieje też możliwość umieszczenia uchwytu na dokumenty w innym miejscu, ale kluczowe jest to, aby jego pozycja minimalizowała uciążliwe ruchy głowy i oczu.
Bezpieczeństwo przeciwpożarowe (PPOŻ) w biurze
Podstawowe zasady BHP w biurze dotyczą również ochrony przeciwpożarowej. Właściciel obiektu, w którym znajdują się pomieszczenia do pracy biurowej, ma określone obowiązki. Z ustawy o ochronie przeciwpożarowej wynika, że zapewnienie ochrony przeciwpożarowej oznacza choćby: wyposażenie budynku w urządzenia przeciwpożarowe i gaśnice, przygotowanie budynku do prowadzenia akcji ratowniczej, zapewnienie pracownikom możliwości ewakuacji oraz zapoznanie ich z przepisami przeciwpożarowymi.
Ważnym punktem jest szkolenie PPOŻ dla pracowników. Od specjalistów uczestnicy takiego szkolenia dowiadują się, jak:
- postępować w razie pożaru i używać podręcznych środków gaśniczych;
- prawidłowo udzielić pierwszej pomocy osobom poszkodowanym w pożarze;
- wykonać resuscytację krążeniowo-oddechową.
Sprawdź też: BMS – system zarządzania budynkiem
Instrukcje i kontrola BHP
Do obowiązków pracodawcy należy wydanie instrukcji BHP. Instrukcje BHP w biurze to zbiór zasad, z którymi pracownik powinien się zapoznać. Dzięki nim osoba zatrudniona wie, jak powinna się zachowywać podczas wykonywania pracy, aby uniknąć zagrożeń. Inaczej mówiąc, dokument ten prezentuje najważniejsze zasady BHP podczas pracy w przestrzeni biurowej. Kto sporządza instrukcje BHP w biurze? W zależności od ich rodzaju będzie to behapowiec lub osoba odpowiedzialna za organizację pracy w biurze.
Od instrukcji należy odróżnić listy kontrolne. Lista kontrolna BHP w biurze pozwala ocenić biurowe stanowisko pracy pod kątem zagrożeń dla pracowników. Pytania umieszczone w dokumencie powinny zostać tak skonstruowane, aby możliwe było skontrolowanie różnych aspektów, np. oświetlenia, temperatury czy wymagań dotyczących stołu i krzesła. Po udzieleniu odpowiedzi możliwe jest podjęcie działań naprawczych.
Bezpieczeństwo i higiena pracy w biurze – nie tylko przepisy
BHP to nie tylko regulacje – to konkretne obowiązki nałożone zarówno na pracodawcę, jak i pracownika. Ich lekceważenie może spowodować, że biuro nie będzie spełniać podstawowych norm z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy – zwiększy to ryzyko wystąpienia wypadku. Jak temu zapobiec? W Newmark Polska doskonale wiemy, jak ważna jest przestrzeń do pracy. Na co dzień zajmujemy się nie tylko doradztwem dla najemców, ale również projektujemy wnętrza pomieszczeń biurowych.
Przystępując do projektowania biur, uwzględniamy przepisy oraz potrzeby i oczekiwania Klientów. Rezultatem tego procesu są funkcjonalne, komfortowe i sprzyjające głębokiemu skupieniu przestrzenie do pracy. Jeżeli szukasz biura lub potrzebujesz partnera, który kompleksowo wesprze Twoją firmę podczas poszukiwania obiektu biurowego i jego adaptacji do Twoich potrzeb, skontaktuj się z nami – opowiemy o naszej pracy i pochwalimy się dotychczasowymi realizacjami.
Źródła
- Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe
- Ustawa z dnia 24 sierpnia 1991 r. o ochronie przeciwpożarowej
- Rozporządzenie Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 18 października 2023 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe
